착수 보고서는 프로젝트 시작 시 작성하는 중요한 문서입니다. 프로젝트 착수 보고서 작성의 핵심 요소와 구체적인 작성 방법에 대해서 정리한 내용입니다. IT 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해서는 프로젝트 착수 단계에서 철저한 준비가 필요하며, 착수 보고서는 프로젝트의 전반적인 내용을 체계적으로 정리하여 이를 통해 프로젝트의 목표, 범위, 일정, 예산 등을 명확히 정의하고 고객과 공유할 수 있습니다.
프로젝트 착수 보고서: 정의, 내용, 전략
IT 프로젝트가 수주되고 협상과 계약을 통해 작업 범위가 합의되면 프로젝트를 수행합니다. 프로젝트 인력이 투입되고, 킥오프 미팅을 열어 프로젝트팀을 소개하고 해당하는 인력에 대한 담당 업무 리소스를 할당합니다. 이 단계에서 프로젝트 관리자(PM)는 담당 현업이나 고객 등 관련 당사자를 포함한 이해관계자에게 프로젝트 착수 보고서 작성하거나 보고 할 책임이 있습니다. 이 보고서는 프로젝트의 시작을 공식적으로 알리는 역할을 하며 프로젝트의 성공적인 실행을 위한 발판이 됩니다. 프로젝트를 진행함에 앞서서 인사를 하는 자리로 생각해도 됩니다. 프로젝트의 시작을 알리는 이 착수 보고서에는 프로젝트의 개요, 범위, 팀 구성조직, 일정 등을 포함해야 합니다. 여기에서는 프로젝트 착수 보고서에 포함되는 내용과, 작성 방법이나 전략에 대해서 알아보겠습니다.
효율적인 프로젝트 착수 보고서
프로젝트 착수 보고서 작성 방법
프로젝트 착수 보고서는 프로젝트 시작 시 작성하는 중요한 문서입니다. 이를 통해 프로젝트의 목표, 범위, 일정 등을 명확히 정의하고 고객과 공유할 수 있습니다. 이러한 착수 보고를 통해 프로젝트의 방향성을 명확히 하는 것이 가장 중요하며 고객과의 원활한 소통을 도모할 수 있습니다. 아래는 대략적인 프로젝트 착수 보고서의 주요 내용을 리스트 하였습니다. 해당 프로젝트마다 차이는 있지만 대략적인 큰 그림은 비슷할 것입니다.
- 프로젝트 개요
– 프로젝트 목적 및 배경
– 프로젝트 범위와 주요 내용
– 프로젝트 수행 방법론
: 프로젝트의 전체적인 개요를 작성하되 목적/배경을 작성하고 이 프로젝트를 통해 해결 및 달성하고자 하는 주요 내용에 대해 작성합니다. - 프로젝트 관리 계획(실행 계획)
– 프로젝트 일정 및 마일스톤
– 프로젝트 예산 및 자원 계획
– 프로젝트 위험 관리 계획
: 프로젝트의 전체적인 추진 범위나 일정에 대해서 작성합니다. 추진 범위에 따른 수행 계획에 대해서 언급하도록 합니다. - 프로젝트 팀 구성 및 역할(조직도)
– 프로젝트 팀 조직도
– 팀원별 역할 및 책임 사항
:프로젝트팀 구성과 역할에 대해서 명시합니다. 보통 제안서, 과업 내역서에 인력 현황에 관한 내용을 표시하면 되지만 고객이 팀의 전문성과 각각의 역할을 인지할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. - 프로젝트 산출물 및 품질 관리
– 주요 산출물 목록 및 설명
– 품질 관리 계획 및 검토 방안
:프로젝트를 수행하면서 필요한 산출물, 품질관리 계획에 대해서 설명하도록 합니다. - 의사소통 및 보고 계획
– 고객/이해관계자와의 의사소통 계획
– 정기/수시 보고 일정 및 방식
:프로젝트를 수행함에 따른 고객 및 현업과의 의사소통 방식(이메일, 메신저, 미팅 등)과 주간 보고, 중간보고 등의 보고 일정에 대한 방식에 관해서 설명합니다. - 참조 또는 부록 (협조사항)
– 프로젝트 관련 문서 및 자료
:프로젝트 관련된 요청 사항 등에 대해 설명합니다. 이때 프로젝트의 수행에 필요한 문서나 자료를 첨부하며 원활한 프로젝트 진행을 위한 요청 사항에 힘을 실어주는 것도 좋은 방법입니다.
예를 들어 프로젝트 개발 시 다른 시스템과의 연계 절차나 필요한 자원 등에 대한 세부적 요청 등을 서술할 수 있습니다.
프로젝트 착수 보고서 작성 전략
앞서 주요 내용을 포함하며, 프로젝트 착수 보고서를 작성하는 전략에 대해 각 내용을 구체적으로 알아보겠습니다. 앞의 내용과 참고하여 확인 하면 조금 더 이해하기 쉬울 듯 합니다.
- 프로젝트 목적과 가치 명확히 정의하기
– 프로젝트의 배경, 목적, 기대효과 등을 명확히 기술하여 프로젝트의 필요성과 가치를 전달합니다.
– 고객이 프로젝트에 대한 이해도를 높일 수 있도록 합니다. - 구체적인 실행 계획 수립하기
– 프로젝트 범위, 일정, 예산, 자원 등 실행 계획을 상세히 기술합니다.
– 프로젝트 수행 방법론, 주요 마일스톤, 위험 관리 계획 등을 포함합니다.
– 고객이 프로젝트 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있도록 합니다. - 프로젝트 팀 구성과 역할 명시하기
– 프로젝트 팀 조직도와 팀원의 역할 및 책임 사항을 상세히 기술합니다.
– 고객이 프로젝트 팀의 전문성과 역량을 인지할 수 있도록 합니다. - 산출물 및 품질 관리 계획 수립하기
– 주요 산출물 목록과 품질 관리 계획을 포함합니다.
– 고객이 프로젝트 진행 상황과 품질을 모니터링할 수 있도록 합니다. - 의사소통 및 보고 계획 수립하기
– 고객/이해관계자와의 의사소통 계획과 정기/수시 보고 일정 및 방식을 기술합니다.
– 고객과의 원활한 소통과 투명한 프로젝트 진행을 보장합니다. - 부록 활용하기
– 프로젝트 관련 문서와 자료를 부록에 포함하여 참고자료로 활용합니다.
– 고객의 이해도를 높이고 신뢰를 구축할 수 있습니다.
착수 보고서에 대한 개인적인 생각
프로젝트 착수 보고서는 이미 프로젝트를 따내고 최종적으로 계약을 진행 후 프로젝트의 시작을 알리는 자리라고 할 수 있습니다. 이 말은 프로젝트를 수행하기 위해 영업을 하거나 제안서를 작성하고 비딩(입찰을 위해 경쟁 피티 등)을 붙는 그러한 자리가 아니라는 것을 뜻합니다. 그러므로 제일 중요한 것을 과업 명세서에 따라 명확하게 해당 프로젝트에 대한 정보를 고객 또는 담당 현업에 공유하는 자리의 느낌으로 진행하는 것이 바람직하지 않을까 합니다.
프로젝트 마다 보고의 난이도나 분위기는 다를 수 있지만 앞서 진행한 프로젝트 제안서 또는 과업 내역서를 참조하고 제안 시에 계획한 내용을 잘 넣으면 어렵지 않게 작성 할 수 있지 않을 까 합니다.
프로젝트 착수 에 대한 참조 사이트
프로젝트 착수에 대한 많은 인사이트를 확인 할 수 있는 사이트를 소개합니다.
마무리
프로젝트 착수 보고서에 관한 내용을 알아보았습니다. 실제 프로젝트 착수 보고서, 보고 발표 등은 일반적인 개발자들이 접하기보다 프로젝트 관리자 등 프로젝트를 초기에 준비하고 시작하는 단계에 진행이 되는 경우가 많습니다. 프로젝트 착수 보고서를 작성하거나 보고 발표를 한 뒤 프로젝트를 진행하면서 다음 단계에 대해 생각해야 하지만 시작을 잘하게 되면 과정과 마무리도 좋지 않을까 합니다.
